Zeker rondom data geldt: ambities formuleren is één, ze uitvoeren een tweede. Alle reden voor een vraaggesprek met Annemarieke van Ettinger - van Herk. Zij is directeur bij Maaskoepel, de federatie van corporaties in de regio Rotterdam die sinds twee jaar stap voor stap werkt aan meer grip op data.
Elke organisatie beschikt over data en elke organisatie werkt ermee. Maaskoepel is daarin geen uitzondering. Toch was de federatie van woningcorporaties in de regio Rotterdam niet altijd even gespitst op de kansen die data biedt om de bedrijfsvoering te verbeteren.
Annemarieke van Ettinger - van Herk (Maaskoepel)
Twee jaar geleden kwam daar verandering in. Toen besloot directeur Annemarieke van Ettinger dat het moment daar was om een stap naar voren te doen en samen met haar team werk te maken van data. In dit artikel deelt ze haar ervaringen.
Annemarieke, hoe zag dat begin bij Maaskoepel eruit?
‘Twee jaar geleden hadden we redelijk concrete ideeën over onze ambities met data, maar merkten we tegelijkertijd dat er weinig over data werd gesproken in de organisatie. Zeker niet over het fundament, de data architectuur. Het was daardoor niet realistisch om te verwachten dat we echt stappen vooruit konden zetten. Immers als je fundament van je data management niet goed staat, dan zeggen de cijfers in rapporten en analyses ook niets. De kans op fouten en misinterpretatie is dan groot.’
‘Je moet je daarbij voorstellen dat we een vrij kleine organisatie zijn. We konden dus niet even een team vrijmaken om zich op data toe te leggen. Daarbij: je wilt bestaande expertise benutten en niet zelf het wiel opnieuw uitvinden. Het was dus echt even zoeken wat de beste start was.’
“Het aannemen van een data-analist was het startsein van een verbeterproces rondom data”
‘Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen om een data-analist aan te nemen, in de persoon van Arjune. Zijn komst is het startsein geweest van een verbeterproces rondom data waar we nu nog steeds in zitten. Arjune is de vertegenwoordiger van een datagedreven mindset en betrekt collega’s bij zijn activiteiten en ambities.’
Kun je dat verbeterproces eens beschrijven?
‘Een belangrijke prioriteit is dat we competenties opbouwen die echt van ons zijn. Het moet van de organisatie worden – het team moet het zich eigen maken.’
‘Het is vrij eenvoudig om iets extern te betrekken, maar dat levert vaak geen duurzame meerwaarde op voor je organisatie. Het is dan niet verankerd. Wij willen juist dat de groei en de kennisontwikkeling rondom data blijvend zijn. Geen trucje, maar werkelijke groei. Dat is het vertrekpunt voor elke stap die we zetten.’
‘Dit betekent meteen dat we continu scherp moeten blijven, vanuit het grotere plaatje blijven denken. Een leverancier is bijvoorbeeld vaak bezig met zijn eigen technische oplossing, terwijl wij die techniek niet zien als doel, maar deze benutten voor onze eigen ambities. Je moet daarom steeds goed voor ogen houden wat de kern is, welke waarde je precies wilt ontsluiten.’
Waar staan jullie nu in het verbeterproces?
‘De basis staat inmiddels redelijk. We zitten nu in de fase dat we stappen kunnen gaan maken. Bijvoorbeeld: we hebben een systeem voor de woonruimteverdeling en we gaan werken met Azure en Power BI. Een volgende stap is een nieuwe database of datalake. Daar oriënteren we ons nu op.’
‘Wat een belangrijke stap is geweest, is dat Arjune versterking heeft gekregen van Wilson. Hij kwam binnen als talent van Bewegin en ondersteunt ons inmiddels als implementatiespecialist vanuit innergo. Arjune en Wilson hebben een goede klik en stimuleren elkaar, waardoor rondom data een dynamiek van samenwerken ontstaat die ook weer andere collega’s uitnodigt om mee te doen.’
“Een stevig fundament neerzetten klinkt misschien saai, maar zorgt er wel voor dat we lang plezier beleven aan deze ontwikkeling”
‘Het is mooi om te zien hoe enthousiast en nieuwsgierig Arjune en Wilson zijn. Dat geeft ook de prikkel die de organisatie nodig heeft. Als je ziet wat we nu doen, denk ik dat zij het liever wat spannender zouden willen maken. Maar ze weten dat we allereerst het fundament stevig willen neerzetten. Dat is niet sexy en misschien zelfs een beetje saai, maar het zorgt er wel voor dat we een ontwikkeling doormaken waar we over een langere periode plezier aan zullen beleven.’
Dat fundament waar je het over hebt, kun je dat concreet maken?
‘Een goed voorbeeld is de verhouding tussen woonruimteverdeling en urgentieverdeling. In beide gevallen gaat het om het vastleggen van termijnen, maar als de definities daarvan niet op elkaar aansluiten, dan ontbreekt in de praktijk de samenhang. Dan moet je steeds weer met bijsluiters werken. En daar willen we vanaf. Vandaar dat mantra: de basis moet kloppen.’
‘Uiteindelijk ligt aan elke dataset ook een set met definities ten grondslag. Waar deze definities er nog niet zijn, zoeken we samenwerking met andere koepels. Het doel is om zoveel mogelijk te standaardiseren, zodanig dat onze processen er soepeler en waardevoller van worden.’
En wat is in dit verbeterproces jouw rol als directeur?
‘Dat klinkt misschien wat cliché, maar ik ben er vooral om de ambities aan te jagen en de grote lijn te bewaken. Zowel richting de eigen organisatie als richting partners en leveranciers.’
‘Ik steek vooral veel tijd in het creëren van bewustwording. Zodat het thema data op de agenda komt en blijft. Het moet een vanzelfsprekend aspect worden van onze bedrijfsprocessen en de manier waarop we met elkaar samenwerken. Want alleen als de betrokkenheid toeneemt, kunnen we straks voortbouwen op de basis die er nu staat.’
‘Uiteindelijk is het daarbij ook zaak om mensen aan elkaar te verbinden en hun nieuwsgierigheid aan te wakkeren, zodat ze zelf kennis opbouwen. Want zij nemen elke dag beslissingen waarbij data een rol speelt. En daarom moeten zij ook zelf de alertheid en de sensitiviteit ontwikkelen om te snappen waar de data vandaan komt waarmee ze keuzes maken in de praktijk en voor beleid. Zodat ze het juiste kunnen doen.’
“In een verbeterproces ga je zo snel als je mensen het oppikken”
‘Het is heel simpel: in zo’n verbeterproces ga je zo snel als je mensen het oppikken. Als directeur kan ik aanjagen, motiveren en ik kan bijvoorbeeld ook opleidingen aanbieden, maar de sleutel is intrinsieke motivatie. En daarbij hoort ook dat je mensen de ruimte geeft om fouten te maken. Want wanneer dat je overkomt, dan krijg je pas echt een prikkel om te leren en alert te zijn.’
Wat is nu, terugkijkend op de afgelopen twee jaar, het belangrijkste dat je hebt geleerd?
‘Dan zou ik zeggen: de wijze waarop we omgaan met prioriteiten. Want focus is belangrijk, en daarmee ook het afbakenen van doelen. En dat doen we ook, bijvoorbeeld door te werken in scrumteams. Maar zo’n verbeterproces is een integrale opgave, dus wanneer je te eenzijdig afbakent, dan kun je ook waardevolle aspecten uit het oog verliezen.’
‘Het is dus altijd een evenwicht. En daar probeer ik het team ook in mee te nemen. Zodat ze vragen blijven stellen en zich blijven verwonderen. Zodat we samen het evenwicht bewaken. Dit raakt ook weer aan de volwassenheid die je in een team nodig hebt om een verbetering blijvend te laten zijn.’
‘En het raakt aan ons mantra. Want je kunt alleen vernieuwen als de basis klopt. Die waarheid geldt voor elk verbeterproces, en dus ook voor het verbeterproces rondom data.’
Whitepaper: Data Doen
Binnenkort verschijnt het eerste whitepaper uit de reeks Data Doen, met 5 gewetensvragen voor leiders en teams met een publieke taak.
Een document vol inspiratie, inclusief interviews met mensen uit de praktijk en handige tips.
Wil jij een seintje krijgen zodra het whitepaper verschijnt? Schrijf je dan in voor onze updates, in de footer hieronder.