Uitdaging
Na verschillende jaren waarin achterstanden zijn opgelopen en het in het team niet soepel liep, is besloten om een extern bureau aan te schrijven, zodat er zowel in de operatie als in de teamontwikkeling verbetering tot stand zou komen. Als overheidsorganisatie had men niet de slagkracht aan boord om zelf het team naar een volgend niveau te brengen.
Elk jaar werden er verschillende verantwoordelijkheden van het team niet goed opgepakt, wat leidde tot opgestapeld werk. Ook was er weinig overzicht over wat de achterstanden inhouden. De samenwerking binnen het team was ondermaats en de benodigde kennis werd niet (goed) gedeeld.
Actie
Eerst hebben we de achterstanden in kaart gebracht. Daarna zijn we naar de operatie zelf gaan kijken. We hebben verbeteringen doorgevoerd om handmatige handelingen en fouten te voorkomen. Daarna zijn we in korte opleverperiodes de achterstanden weg gaan werken, nadat de capaciteit op orde was om de operatie te draaien. Door het team zelf te leren hoe ze dit kunnen doen, hebben we geborgd dat er geen nieuwe achterstanden ontstaan. Hierin hebben we op alle niveaus actie ondernomen: processen verbeterd, besturing aangepast, monitoring ingevoerd, teamontwikkeling, houding en gedrag naar een nieuw niveau getild en zijn we met het (persoonlijk) leiderschap van de teamleden en betrokkenen aan de slag gegaan.
Ontwikkeling is niet altijd makkelijk. Maar door het samen op te pakken, konden we de moeilijke fase door waarin er zowel onderbezetting was als grote operationele druk op het team. Gezamenlijk hebben we de keuze gemaakt om over te gaan naar een nieuwe fase, zoals van het ontwerp voor het wegwerken van de achterstanden, toch overgaan naar het beter draaien van de operatie en later weer terug naar het wegwerken. Door met het team vanuit samenkracht te werken, ontstond er een gedragen beeld van het probleem en daarmee ook draagvlak voor de oplossingsrichting.
Door het team eigenaar te maken van hun eigen processen en het samen met ze op te tekenen, konden we niet alleen de juiste functies en rollen benoemen, maar werd het echt van hen. Met trots konden ze vertellen over hun werk, waar zij zelf en als team voor staan en hebben ze het eigenaarschap over de ontwikkeling van hun eigen team en werk.
Resultaat
Rust bij de klant door een stabiel lopende operatie. Er ontstaan geen nieuwe achterstanden en het team is klaar voor de toekomst, omdat alle werkzaamheden goed zijn vastgelegd.
Er staat een sterk team dat aan iedereen kan uitleggen wat hun rol is, hoe de processen lopen en wie ze waarvoor nodig hebben. Door de helder belegde verantwoordelijkheden is het team nu ook in staat om de rest van de overheidsorganisatie proactief te helpen met advies over informatiebeheer. In plaats van achter de feiten aanlopen en enkel te reageren, stelt dit team zich nu proactief op door met de overige afdelingen van de overheidsorganisatie in contact te komen. Het resultaat is hiermee vooral terug te zien in het gedrag: resultaat in ontwikkeling.
