Het vernieuwen van webformulieren door agile werken

Burgers en ondernemers hadden geen idee of een vraag/verzoek/klacht/bezwaar/melding wel bij de gemeente was aangekomen, werd opgepakt en wanneer antwoord zou volgen. Dit is veranderd door de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Burgers en ondernemers zijn beter geïnformeerd tijdens hun klantreis na implementatie van deze wet.

De wet kent vele voordelen:

• het  kan veel onnodige klantcontacten besparen omdat veel burgers en bedrijven bellen voor statusupdates;
• elektronisch bestuurlijk verkeer kan bijdragen aan de vermindering van administratieve lasten van burgers en bestuurlijke lasten van bestuursorganen;
• de samenleving digitaliseert en er is een steeds grotere behoefte om zaken digitaal te regelen;
• het voorkomt de versnippering aan kanalen waarop communicatie plaatsvindt.

Uitdaging

Vanwege de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer richt gemeente Huizen webformulieren in zodat inwoners en ondernemers via een digitaal kanaal alle gemeentelijke producten en diensten kunnen aanvragen. Gemeente Huizen zoekt daarbij een flexibele, agile aanpak.

Het moet wel een agile aanpak zijn die past bij Huizen. Engelse nieuwe terminologie kan afleiden waar het praktisch over gaat: samenwerken in kleine teams, kortcyclisch en met kleine doelen. Het is een aanpak die voor een deel van de gemeente nog onbekend is.

Om de borging te organiseren werken we tegelijkertijd een interne medewerker in het zadel als scrummaster (procesbegeleider).

Actie

Uit een eerder onderzoek van de projectleider was de opgave verduidelijkt. Er was in beeld welke producten digitaal toegankelijk moesten worden gemaakt en welke stappen noodzakelijk waren om te voldoen aan de wetgeving.

Per domein (fysiek en sociaal domein en bedrijfsvoering) bepaalde innergo samen met de projectleider de betrokken stakeholders die een rol hadden in het ontwerpen, inrichten en publiceren van de webformulieren. Innergo faciliteerde de samenwerking tussen die stakeholders met een passend ritme, een samenwerkingsomgeving op Teams en duidelijke werkafspraken. In het maandelijkse ritme werkten we aan het hele proces: van het ontwerpen tot aan het publiceren van de webformulieren.

Resultaat

Dankzij duidelijke doelen en het kortcyclische ritme kon de projectgroep snel bijsturen wanneer nodig. Het samenwerkingsritme en de onderliggende afspraken zorgden voor energie onder de medewerkers: zij voelden dat er snel slagen gemaakt werden: we werkten doelgericht aan het afronden van de webformulieren. Dankzij het voordoen, samendoen en vervolgens laten doen, kan de interne medewerker het proces voor de andere domeinen continueren.