Optimaliseren van HR-processen

Uitdaging

De HR-processen van deze basisscholengroep verliepen niet soepel. De medewerkers van personeelszaken en persononeels- & salarisadministratie moesten veel handmatig werk verrichten doordat systemen niet goed met elkaar praatten of niet de juiste data-output konden geven.

Het ging om de volgende HR-processen:

• kortdurend verzuim;
• langdurend verzuim
• vervangers;
• werving.

Kerobei had verschillende voorvallen gehad veroorzaakt door slechte afstemming tussen het bestuurskantoor en de medewerkers op de scholen over veranderingen in de HR-processen. Bovendien was een jaar geleden het hele wervingsproces gedecentraliseerd. Dit betekende dat waar eerst het bestuurskantoor de werving voor alle scholen voor haar rekening nam, dit nu door iedere school op zich moest worden georganiseerd. Dus in plaats van dat een kandidaat bij Kerobei als organisatie solliciteerde, solliciteerde hij nu op een vacature bij één specifieke school.

De afdeling Personeelszaken had veel last van de werkdruk die ontstond door deze processen. Maar ook de schooldirecteuren en de bestuurders klaagden over de niet soepele gang van zaken, en de omslachtige procedures.

Actie

Na een korte onderzoeksfase zijn we met vier werkgroepen aan de slag gegaan op vier thema’s. Vanuit de werkgroep Processen gingen we aan de slag met het in kaart brengen van de HR-processen en het identificeren van de verbetermogelijkheden. De werkgroep Systemen ging in gesprek met de IT-leveranciers over of de beoogde verbeteringen ook konden worden doorgevoerd in de HR-systemen. Werkgroep Mens & Cultuur fungeerde als het geweten van de andere werkgroepen en voedde hen met vanuit welke kernwaarden ze het beste de ideale processen konden inrichten en werkgroep Communicatie ging aan de slag met het op poten zetten van meer communicatie binnen de organisatie (en de procesoptimalisaties). Door het strakke schema van docenten, hebben we met de verschillende werkgroepen maandelijkse sessies gehouden.

We hebben de sessies voorbereid en gefaciliteerd en elke sessie zorgde voor een (deel)resultaat. Daarnaast hielden we de voortgang tussen de sessies door bij. Het was bij deze opgave heel belangrijk dat het initiatief vanuit de medewerkers van de opdrachtgever zelf kwam, zodat het meer voelde als hun optimalisatie en niet iets wat innergo hen oplegde. Daarnaast hebben we geholpen bij het opzetten van de communicatie binnen de organisatie, hebben we gezorgd voor procestekeningen en hielden we de stuurgroep op de hoogte van de voortgang.

De organisatie was na onze komst zelf in staat om het stokje over te nemen. Kerobei is zelf aan de slag gegaan met het implementeren van de verbetermogelijkheden.

Resultaat

De klant ging van een situatie zonder uitgewerkte processen en beperkte ideeën over hoe het beter kon, naar een situatie met inzichtelijke huidige processen en een gedeeld beeld van de gewenste toekomstige processen. Daarnaast hadden medewerkers een goed beeld van de te nemen stappen voor het verbeteren van het verzuimproces.  Een geprioriteerde lijst met gewenste verbeteringen voor het verzuimproces is ook besproken op haalbaarheid met de IT-leverancier.