Inkooptraject Dagelijks Onderhoud

Met de afloop van de contracten van de vaste aannemers van de afdeling Dagelijks Onderhoud besluit Haag Wonen deze niet te verlengen, maar een nieuw inkooptraject te starten. Uit analyse blijkt dat de bestaande processen voor reparaties (inclusief serviceabonnementen) en mutatieonderhoud niet efficiënt zijn en bovendien hoge kosten met zich meebrengen.

Die kosten betreffen niet alleen de directe onderhoudswerkzaamheden, maar ook interne organisatiekosten en gemiste opbrengsten door leegstand. Om dit te verbeteren kiest Haag Wonen ervoor om met de ondersteuning van innergo opnieuw de markt te verkennen en op zoek te gaan naar partijen die beter aansluiten bij de huidige inkoopdoelen en ambities.

Uitdaging

Haag Wonen wilde meer grip krijgen op de onderhoudsuitgaven. Daarbij gaat het niet alleen om inzicht in de afzonderlijke posten voor dagelijks onderhoud (DO) en planmatig onderhoud (PO), maar juist ook om de samenhang daartussen.

De uitdaging lag dus niet alleen in het terugdringen van kosten, maar ook in het versterken van de interne organisatie. Denk hierbij aan het verder professionaliseren van contractmanagement, het ontwikkelen van mutatiepakketten om administratieve lasten te verlagen en het herzien en optimaliseren van de integrale reparatie- en mutatieprocessen. Pas wanneer deze basis op orde is, kan de stap worden gezet naar het selecteren van de juiste onderhoudspartners met passende afspraken.

Actie

Om deze brede opgave in goede banen te leiden, was een stevige projectaanpak nodig. Innergo vervulde hierbij aanvankelijk een ondersteunende rol als projectmanagementondersteuner (PMO), die al snel uitgroeide tot de rol van projectleider. Vanuit deze positie hebben we ingezet op drie pijlers:

• Stakeholdermanagement
  Alle relevante afdelingen, waaronder Dagelijks Onderhoud, werden actief betrokken bij het vormgeven van de nieuwe processen en de selectie van de partijen. Hierbij werden meerdere belangen meegenomen in de beslissing en volgde een duurzamere proces.
• Kwaliteit en risicobeheersing
  Door de inzet van de kennis en expertise van meerdere innerganen konden we in elke fase van het inkooptraject de uitdagingen bespreken. Samen brachten we het volledige plaatje in kaart en konden we de juiste acties bepalen om obstakels weg te nemen en de doelen van Haag Wonen te realiseren.
• Borging van processen
  Door heldere afspraken op te stellen en vast te leggen, zijn de nieuwe processen duurzaam verankerd binnen de organisatie. Daarbij is een contractmanager betrokken voor het implementeren en aanhouden van de afspraken die met de verschillende partijen zijn gemaakt.

Resultaat

Samen met Haag Wonen heeft innergo een sterk inkooptraject neergezet dat resulteerde in drie nieuwe contracten met partners die uitstekend aansluiten bij de ambities en toekomstvisie van de corporatie. Daarnaast zijn de werkprocessen opnieuw ingericht en zijn duidelijke samenwerkingsafspraken gemaakt.

Met deze solide basis gaat Haag Wonen het pilotjaar van de nieuwe overeenkomsten vol vertrouwen tegemoet. De risico’s zijn in kaart gebracht, beheersmaatregelen zijn ingericht, en de organisatie beschikt over de juiste tools om de samenwerking succesvol vorm te geven. Het resultaat: een verbeterde dienstverlening richting huurders én efficiëntere werkprocessen die zowel de corporatie als de onderhoudspartners ten goede komen.