Vergaderingen scoren steevast hoog in ranglijsten met kantoorergernissen. Je kent ze wel, van die stuurloze sessies die nergens naartoe gaan en die al je energie opslurpen. Herkenbaar? Check gauw onze tips en ga zelf aan de slag met beter vergaderen.
Zeker, er zijn genoeg teams en organisaties die het goed voor elkaar hebben. Die samen werken aan mooie prestaties en die daarvoor met elkaar overleggen op een manier die niet alleen energie kost, maar ook energie geeft.
Op veel andere plaatsen gaat het anders. Daar zijn vergaderingen zwarte gaten waar alle ambitie en inspiratie in verdwijnen.
Soms komt dat door saboteurs – vergaderingen zijn hun favoriete plaats delict. Maar ook als iedereen aan boord is, lukt het soms niet om zinvol te vergaderen. Terwijl: het kan wel.
Vooruitgang
Sterker nog: beter vergaderen hoeft echt niet zo moeilijk te zijn. Onze consultants zien in de praktijk dat je met kleine ingrepen soms grote vooruitgang kunt boeken.
Door de teamdynamiek slim te beïnvloeden, zodat beter samenwerken en betere prestaties boeken ineens een stuk eenvoudiger wordt.
Het betere vergaderen
Alle reden voor een duik in de geheimen van het betere vergaderen. Hieronder presenteren we de belangrijkste tips die we ophaalden bij onze implementatiespecialisten.
Tips die jou helpen om de samenwerking én de sfeer in jouw team direct te verbeteren – zonder dat je daar een nieuwe samenwerkvorm of andere radicale veranderingen voor nodig hebt.
Tip 1: check of vergaderen nodig is
Dat klinkt logisch. Toch gebeurt het vaak dat teams bij elkaar komen omdat dit nou eenmaal zo is afgesproken. Bouw daarom standaard een check in en spreek met elkaar af: we vergaderen alleen als dat meerwaarde heeft.
Vertrouw je het nog steeds niet helemaal? Pak dan gerust de telefoon. Veel zaken laten zich in vijf minuten oplossen – scheelt jou weer een uur vergaderen.
Tip 2: bereid de vergadering voor
Bij elkaar gaan zitten zonder plan is hét recept voor een stuurloze sessie zonder resultaat.
Stel daarom vooraf vast waarom je bij elkaar komt: wat is het doel en welke onderwerpen komen aan de orde? Stem dit af met de beoogde aanwezigen, zodat de verwachtingen helder zijn.
Tip 3: nodig de juiste mensen uit
Collega’s die eigenlijk geen rol hebben in de sessie, maar die wel het hoogste woord voeren – dat wil je niet. Bepaal daarom zorgvuldig wie aanwezig moeten zijn om de vergadering succesvol te maken. Geen meerwaarde = geen uitnodiging.
Word jij dikwijls zomaar uitgenodigd voor vergaderingen en vraag je je af waarom een sessie jouw kostbare tijd waard is? Kaart dit dan zeker aan, meld je af en wens ze alvast veel succes.
Tip 4: maak de spelregels helder
Elke vergadering is gebaat bij heldere spelregels. Eén voorzitter. Een helder tijdschema. Luisteren naar elkaar. Bij de inhoud blijven. Stel jullie regels samen vast, voor extra commitment.
Extra tip: experimenteer met slimme spelregels. Bijvoorbeeld: wie niet op tijd is, mag alleen luisteren.
Tip 5: ontwerp de interactie
Dit is typisch zo’n tip waarmee je écht een boost aan elke meeting kunt geven. Verdiep je in interactiepatronen en introduceer voor elke meeting een verrassende vorm die energie losmaakt.
Lego Serious Play is een beproefde methode. En ken je de zogeheten Liberating Structures al? Deze bieden geweldige mogelijkheden om een frisse dynamiek in een groep te creëren.
Kies een van de tientallen interactiepatronen en ontwerp een resultaatgerichte sessie waarin iedereen aan bod komt.
Tip 6: wees scherp op stoorzenders
Een plan hebben is iets anders dan je aan een plan houden. Culture eats immers strategy for breakfast.
Elke vergadering is er wel iemand die bewust of onbewust een loopje neemt met de spelregels. Dat is niet erg, zolang je als groep maar afspreekt dat je dit niet tolereert.
Tip 7: verander de omgeving
Een hok met glazen wanden, een grote tafel in het midden en allemaal stoelen daaromheen. Ziedaar de setting van 99% van alle vergaderingen.
Wees creatief en probeer eens iets anders. Dat kan nog steeds op kantoor, bijvoorbeeld door staand te vergaderen. Maar gooi er vooral een schepje bovenop. Probeer lopend vergaderen, in het park vergaderen, op het strand vergaderen. Ontdek wat jouw team energie geeft.
Doe mee
Bij innergo zijn we niet dol op vergaderen, wel op het losmaken van energie en het samen boeken van vooruitgang. Als implementatiespecialisten zoeken we daarom continu naar nieuwe manieren om teams te prikkelen.
Daarom zijn we benieuwd: welke tips of experimenten hebben jou geholpen om beter te vergaderen? Stuur ons vooral een bericht, dan plannen we daarna graag een vergadering met je in.