RPA als waardevolle IT-oplossing

Uitdaging

Sinds 2019 beschikt de Alliantie over een Robotic Process Automation (RPA) afdeling, bedoeld om repetitieve, foutgevoelige taken te automatiseren en zo het werkgeluk van collega’s te vergroten. Toch bleef de potentie van RPA als oplossing bij de Alliantie onderbenut. Medewerkers waren onvoldoende op de hoogte van de mogelijkheden en het RPA-team worstelde met het uitdragen van de meerwaarde binnen de organisatie. Zo werd RPA onterecht gezien als laatste redmiddel voor IT-problemen, terwijl de oplossing in werkelijkheid veel breder inzetbaar is. Het gevolg hiervan was dat RPA niet op de juiste manier werd ingezet waardoor de interne vraag uitbleef en het team RPA weinig impact maakte.

Actie

Om RPA als waardevolle en onmisbare oplossing te positioneren, startte innergo met een onderzoek binnen de Alliantie. Diverse groepen werden geïnterviewd, van super users tot procesdeskundigen, om belemmeringen en kansen in kaart te brengen. De onderzoeksresultaten werden omgevormd tot concrete aanbevelingen en verbeterinitiatieven zoals:

• processtructuur aangescherpen door middel van scrum waarbij de klant centraal kwam te staan;
• heldere rol- en taakverdeling binnen het team door middel van een sessie LEGO Serious Play;
• stakeholders en klantwensen inzichtelijk maken waardoor het RPA-team altijd de juiste collega’s betrekt;
• duidelijke voorwaarden en uitgangspunten bepalen om de waarde van een business case optimaal in te schatten.

De totale aanpak zorgde ervoor dat de RPA-afdeling niet alleen beter bekend werd, maar ook werd toegerust om de organisatie écht te versterken.

Resultaat

De Alliantie beschikt nu over een RPA-afdeling die optimaal is gepositioneerd binnen de organisatie. Het team werkt gestructureerd, weet voor wie en hoe waarde wordt toegevoegd en betrekt stakeholders tijdig en effectief. In één jaar tijd verdubbelde het aantal geautomatiseerde fte’s, werd het imago van RPA sterk verbeterd en ontstond een actieve interne vraag naar RPA-oplossingen. De afdeling is getransformeerd naar een waardevolle partner voor de gehele organisatie.